Muchos negocios, por no decir la mayoría fían su gestión a conformarse con tener una caja registradora y un gestor que les presente ante hacienda las cuentas, en el mejor de los casos disponen de un TPV muy bonito, pero nada efectivo pues algunos reconocen que lo tienen de imagen.
¿Qué necesitamos para gestionar un negocio? Algo tan básico como es la información. Hay gerentes que se asustan pensando que les vas a pedir lo imposible, y lo imposible se resume en únicamente saber qué se vende y qué se gana en cada producto que se vende.
Esa es la información básica, pero siempre cuanto más azúcar más dulce, si a ello le añadimos por ejemplo saber a quien le vendemos ese producto (cliente), de qué proveedor es ese producto que vendemos, el color, la talla, la temporada (para los establecimientos de moda), el cuadro que podemos llegar a pintar de nuestro negocio será de alta escuela.
¿Y esta información de dónde la sacamos?. En contra de lo que la gente se piensa, la información no proviene del TPV, el TPV no deja de ser un cacharro que sólo lleva teclas y en el mejor de los casos una pantalla táctil, no. El alma de todo esto es el programa de gestión del negocio que es el que recoge toda esa información que nosotros metemos y que luego nos proporciona para gestionar el negocio.
Luego donde de verdad hay que invertir nuestro dinero es en un buen programa de gestión que nos proporcione la información, pero no la información de cualquier manera, no, eso no vale. La información debe poder exportarse a Excel en columnas.
¿Qué es esto de la información en columnas? Nuestro programa de gestión tiene lo que se llama Campos de información: (Sección, familia, subfamilia, código del producto, descripción del producto, pvp, precio de coste, unidades vendidas, unidades compradas, existencias en euros, etc, etc. Esta información debe poderse exportar a Excel en forma de columnas.
¿Para qué necesito el Excel? Necesitamos el Excel porque no hay ningún programa que nos proporcione una buena gestión de nuestro negocio, salvo que paguemos a un informático y nos haga algo a medida, algo totalmente fuera del alcance de la inmensa mayoría de establecimientos comerciales. Pero lo que sí todos tienen acceso es a una hoja de cálculo Excel que la puedes conseguir por 149 €.
Con ella nos vamos construyendo nuestro “Programa de Gestión” que nos ayude a obtener nuestra cuenta de resultados con el extracto de la cuenta del banco, que nos permita pegando la información de ventas obtener la tabla de política comercial, que cambiando una serie de casillas me diga qué me interesaría vender, que me haga de manera automática una previsión de ventas y de compras no sólo total, sino familia por familia y producto por producto. Que me diga en qué punto estoy en un momento determinado si estoy ganando o perdiendo dinero si se están cumpliendo unos parámetros, etc, etc, etc.
¿Y con eso es suficiente? No, hay que dedicarle un tiempo todos los días a saber gestionar esa información y tomar decisiones, eso es lo verdaderamente importante del buen empresario. Tomar decisiones en base a una buena información.
Yo siempre les digo a mis clientes. La primera media hora de tu negocio, dedícala a gestionar tu negocio, y luego, vende, compra, limpia, habla con proveedores, actualiza las redes sociales de tu empresa, haz tu escaparate, etc, etc, etc.
Pensar que: Sin Información no hay Gestión, y sin Gestión, no hay Negocio.
