El uso extendido de WhatsApp, junto a su facilidad de uso, hace que intercambiemos una gran cantidad de mensajes, llegando a ser difícil mantener el orden, así como gestionar las respuestas.
Esta acumulación de mensajes todavía es más exagerada cuando utilizamos la versión para negocios WhatsApp Business, donde es muy probable que lleguemos a recibir mensajes de clientes, proveedores, pedidos, etc., mezclados con mensajes personales o mensajes de grupos en los que participamos.
WhatsApp Business incluye una herramienta muy útil para poder solucionar este posible problema y proporcionar un sistema de clasificación de mensajes y chats: las etiquetas.
Con esta utilidad, solo incluida en la versión de WhatsApp para negocios, podemos marcar un mensaje en concreto, o todo un chat de un contacto, con todas sus conversaciones, y asignarle una etiqueta con un nombre y un color que podremos personalizar para así realizar un seguimiento posterior.
Las etiquetas se encuentran en la configuración de la app, en la sección “Herramientas para la empresa”. Desde este apartado podemos crear todas las etiquetas necesarias para ir asignando a los mensajes que vamos recibiendo. Por ejemplo, podemos crear una etiqueta llamada REVISAR y asignarle el color rojo para ir marcando todos los mensajes que nos llegan y necesitan nuestra atención posterior. Para aplicar una etiqueta, bastará con mantener pulsado el chat correspondiente; de ese modo, veremos cómo aparece en la barra superior un icono de etiqueta, similar a una etiqueta de precio o de ropa. Esta etiqueta REVISAR nos ayudará a no perder ningún WhatsApp, aunque ya lo hayamos leído y haya quedado muy abajo en la bandeja de entrada. Para recuperarlo, bastará con que nos pasemos por la sección ETIQUETAS y seleccionemos la etiqueta REVISAR: así obtendremos una lista de los mensajes marcados con este fin. Una vez revisado y atendido, podemos eliminar la etiqueta, y aun así, seguir conservando el mensaje en el chat correspondiente.
Entre las muchas utilidades que podemos dar a las etiquetas, está, por ejemplo, la de marcar pedidos recibidos, reclamaciones, devoluciones, etc., o reseñar cualquier tipo de característica que contenga el mensaje y que tenga que ver con nuestro negocio.
Las etiquetas tienen una utilidad más: dan la posibilidad de enviar un mensaje a todos los números que tienen asignada una etiqueta concreta. La app crea una Difusión a partir de la opción: “Enviar mensaje a clientes”, que puede ser muy útil, por ejemplo, para enviar un mismo mensaje a todos los identificados con la etiqueta: “Pedidos recibidos”, para dar acuse de recibo o tramitación del mismo. Como en todos los casos en los que se utilizan difusiones de WhatsApp, la condición para poder enviar y que reciban el mensaje, es que, ambos, emisor y receptor, deben tener agregado el número de teléfono en lista de contactos de WhatsApp.
